Como usar campos customizados para segmentar listas no whatsapp

No cenário atual em que o WhatsApp é a principal ponte entre empresas e clientes, separar contatos da maneira certa faz toda a diferença. Quando comecei a trabalhar com automação de atendimento, demorei um pouco para perceber o potencial dos campos customizados para transformar resultados. Hoje, vejo que segmentar listas com base nesses campos é o que separa campanhas que realmente geram engajamento daquelas que viram só ruído.

Vou mostrar, partindo da minha experiência e de pesquisas recentes, como criar segmentação inteligente usando campos customizados, aprimorando campanhas, fluxos automáticos e integrações. Aqui, o foco será o WhatsApp, mas com exemplos aplicados à plataforma plotado, que traz toda a estrutura para automatizar e personalizar esse tipo de processo.

Por que segmentar listas é transformador para o WhatsApp

Eu já vi muitos negócios enviarem mensagens em massa esperando resultados milagrosos. Sabe o que aconteceu? Só aumentaram cancelamentos e reclamações.

Quanto mais personalizada a mensagem, maior a chance do cliente ouvir.

Essa personalização começa na segmentação. Fazer listas amplas, mas cheias de informações detalhadas, faz com que cada grupo receba apenas o que interessa. Em outras palavras, segmentar não significa dividir pessoas à toa, mas encontrar afinidades reais, ajustar a linguagem e a oferta.

Vale reforçar: estudos do Instituto Federal de São Paulo sobre segmentação de clientes em estratégias de marketing comprovam que separar grupos com critérios bem definidos aumenta engajamento, eleva conversões e reduz rejeição de mensagens.

O que são campos customizados?

Eu costumo explicar de forma simples: campos customizados são espaços extras onde você armazena qualquer informação relevante sobre o contato que não cabe nos dados padrão, como nome e telefone. Pode ser a data da última compra, a preferência de produto, faixa etária, cidade, status do funil ou qualquer outro critério necessário para segmentar seu público.

• Cidade
• Preferência de produto
• Serviço contratado
• Data de aniversário
• Status no processo de venda
• Método de pagamento preferido
• Data do último contato

Na plotado, inserir ou editar esses campos nos contatos é rápido. Isso cria possibilidades quase infinitas para campanhas e automações. Eu já ajudei empresas a multiplicarem a interação apenas agrupando clientes por preferências, por exemplo.

Quando e como criar campos customizados?

Se você nunca criou um campo customizado, talvez imagine o processo como complicado. A verdade é que, pensando um pouco no início, os resultados vêm rápido. O segredo está nas perguntas que você quer responder:

• Quem são meus clientes mais ativos?
• Quais clientes compraram um produto específico?
• Quem tem interesse em promoções semanais?
• Contatos de regiões ou cidades específicas?

Para cada resposta, você cria um campo. Eu recomendo um planejamento prévio para não criar campos demais: foco total em informações que vão virar ação.

Na plataforma plotado, cada campo é associado a um contato. Você pode adicionar campos pelo painel, importar via planilha ou até integrar automaticamente com seu CRM Kanban, enviando e puxando dados de outras etapas do funil.

Como os campos customizados melhoram a segmentação?

Na minha rotina, vejo muito a diferença que faz segmentar campanhas de WhatsApp usando esses dados. Com campos customizados, não há limites para separar listas sob medida e construir comunicações exclusivas para cada grupo.

Veja só como essa personalização toma forma:

• Cidade: ao saber onde está cada contato, envio promoções locais e eventos regionais sem desperdiçar disparos.
• Interesses: contatos que gostam de determinado serviço ou produto participam de campanhas específicas, incrementando a chance de réplicas e conversões.
• Status: leads em estágios diferentes do funil recebem mensagens adequadas ao seu momento, e não conteúdos genéricos.
• Dias comemorativos: quem faz aniversário no mês pode ganhar ofertas especiais, gerando proximidade e encantamento.

Segmentar por campos customizados é falar com a pessoa certa, sobre o assunto certo, na hora certa.

Passo a passo para criar e usar campos customizados na segmentação

Para deixar bem prático, vou narrar o fluxo que costumo aplicar, e que recomendo para quem começa a construir segmentações na plataforma plotado.

Mapeie quais informações deseja captar

Antes de sair criando, pense: quais dados realmente vão te ajudar? Não adianta coletar informações só porque é possível. Limite-se ao que de fato separa grupos de interesse e gera ações concretas. Use perguntas como:

• Que clientes participam de campanhas sazonais?
• Há segmentos com maior potencial de venda?
• Seus clientes estão em diferentes regiões, idades ou profi ssões?

Crie os campos no seu painel de contatos

Na plotado, o processo é simples: no cadastro, clique para adicionar novo campo e defina o nome, tipo (texto, data, número) e uma breve descrição para lembrar a utilidade do campo. Prefira nomes óbvios, como “Produto favorito” ou “Cidade de interesse”.

Preencha e mantenha os dados atualizados

Campos customizados só funcionam se os dados estiverem corretos. Insira essas informações sempre que possível: em cadastros, atendimentos, integrações com seu CRM, planilhas de importação.

Também recomendo o envio de campanhas pedindo atualização cadastral. Assim, você mantém os segmentos vivos e aderentes ao perfil do contato.

Monte filtros e grupos em sua base

Com os campos preenchidos, crie segmentos usando filtros avançados. Por exemplo: “Cidade = Campinas” e “Produto favorito = Plano Premium”. Assim, você prepara uma lista para disparar algo certeiro.

Monte campanhas e automações segmentadas

Monte mensagens, agendamentos e fluxos automatizados baseados nos critérios definidos nos campos customizados. Com a centralização da plotado, tudo isso é simples: você seleciona a lista segmentada e dispara ali mesmo, ou deixa o bot agir com base nos filtros.

• Mensagem para quem não compra há 3 meses
• Oferta especial para aniversariantes do mês
• Conteúdo regionalizado
• Follow-up para leads com interesse específico

Quanto mais granular a segmentação, maior a conversão das campanhas.

Exemplos práticos de campos e segmentações inteligentes

Minha experiência mostra que empresas de todos os tamanhos, de clínicas a e-commerces, podem obter resultados rapidamente adotando segmentação baseada em campos customizados. Aqui vão exemplos que vejo na prática:

Clínicas e consultórios

• Campos como tipo de consulta (pediatria, dermatologia), convênio, retorno previsto, recomendação médica.
• Segmentação para remarcação automática de consultas, envio de lembretes personalizados e campanhas preventivas.

Prestadores de serviço

• Serviço solicitado anteriormente, frequência de contratação, localização, urgência.
• Criação de fluxos para pós-venda, pesquisa de satisfação e ofertas exclusivas por segmento.

Negócios locais e e-commerces

• Campos como bairro, faixa de gasto, produto favorito, forma de entrega.
• Campanhas segmentadas para lançamentos por bairro, descontos para clientes VIP ou cupons para quem não compra há meses.

Alimentando listas segmentadas com fluxos automáticos

Algo que transformou o relacionamento dos meus clientes com os contatos foi construir fluxos automatizados conectando campos customizados. A automação pode pedir dados no primeiro contato, registrar preferências durante conversas e direcionar o atendimento com base nessas informações.

• Chatbot salta para um script diferente se “cidade” for “São Paulo”
• Bot pergunta: “Você prefere receber ofertas semanais ou só novidades?” e guarda a resposta no campo “Preferência de contato”
• Se “status do lead” for “quente”, já agenda follow-up na próxima segunda-feira

Com a estrutura da plotado, não preciso me preocupar em conectar sistemas diferentes para alimentar esses campos, pois as integrações já automatizam grande parte desse trabalho.

Como importar e atualizar dados de campos customizados em massa

Manter os dados atuais é sempre um desafio, principalmente quando a base cresce. Eu já passei pela dor de segmentar uma lista só para perceber que os dados estavam desatualizados ou incompletos.

Basta exportar uma planilha padrão, atualizar localmente (Excel ou Google Sheets) e importar novamente. Sempre revise nomes dos campos! Um erro simples pode criar duplicatas ou bagunçar seu segmento.

Para integração com CRMs externos, configure os campos para receber novos dados automática ou manualmente. Assim, cada nova informação captada por bots, formulários ou atendentes já é distribuída pela base, mantendo a segmentação bem abastecida.

Métricas e desempenho de campanhas segmentadas

Depois de segmentar e disparar, não fico no achismo. Mensurar os resultados é passo obrigatório. Há um impacto visível quando se compara o desempenho de campanhas genéricas e segmentadas.

Relatórios oficiais do WhatsApp, segundo o guia do Serpro, mostram como obter dados sobre mensagens enviadas, lidas e entregues, ajudando a ver o real alcance das listas segmentadas. Com isso, rapidamente identifico se uma segmentação está gerando respostas, vendas ou deve ser refinada.

Mensurar resultados é o que separa uma estratégia profissional de mero disparo.

No painel da plotado, vejo taxas de abertura, resposta, vendas e até opiniões de quem recebeu a mensagem. Esses dados alimentam o ciclo de melhoria contínua das segmentações e automações.

Erros comuns e como evitar falhas na segmentação

É fácil cometer deslizes nesse processo. No começo, já separei listas por campos irrelevantes ou exagerei na fragmentação. Aprendi que:

• Campos demais só confundem, foque nos que realmente geram ações
• Dados desatualizados arruínam segmentações (controle e revise sempre)
• Não perguntar ao cliente como ele prefere ser abordado leva ao aumento de bloqueios
• Segmentação baseada apenas em achismos prejudica campanhas

Seguindo práticas testadas, trago mais personalização, conexão e vendas para cada segmento.

Sua segmentação evolui junto com seu negócio

Conforme converso com clientes usando plotado, percebo que a segmentação precisa de atualização contínua. Tudo muda: hábitos, produtos, demandas e oportunidades de abordagem. Por isso, revejo periodicamente os campos e segmentos, eliminando o que não serve, criando novos critérios.

Conclusão: personalize para obter resultados, automatize para escalar

Em todo esse caminho, ficou mais evidente para mim que a diferença entre um atendimento robótico e uma experiência realmente marcante é justamente o uso de informações personalizadas. Os campos customizados levam a segmentação no WhatsApp para outro patamar, permitindo falar de forma direta, sensível e relevante com seu público.

A integração com automações e o gerenciamento dessas informações pela plotado facilitam não só a vida do gestor, mas criam base para campanhas, vendas e relacionamentos duradouros. Aprimorei meus próprios processos sempre observando métricas e ajustando campos – e essa evolução constante é o que recomendo para qualquer negócio que quer se destacar hoje.

Se você quer transformar a forma como se relaciona com clientes no WhatsApp, te convido a conhecer a automação inteligente da plotado. Preencha o formulário no site e marque uma demonstração: seu atendimento e suas vendas nunca mais serão os mesmos.

Perguntas frequentes

O que são campos customizados no WhatsApp?

Campos customizados são informações adicionais criadas sob medida além dos dados tradicionais de contato (nome, telefone, e-mail) para enriquecer perfis no WhatsApp. Eles permitem armazenar detalhes como cidade, preferências, status no funil de vendas, entre outros, facilitando a segmentação e personalização de campanhas.

Como criar campos customizados nas listas?

Na maioria das plataformas, como a plotado, você pode criar campos customizados acessando o painel de contatos, selecionando a opção de adicionar novo campo e definindo nome, tipo e descrição. Também pode importar planilhas com colunas extras para alimentar esses campos em massa, mantendo o padrão e nomeação correta para fácil filtragem depois.

Para que servem os campos customizados?

Servem para personalizar e segmentar contatos de forma avançada, tornando possível separar grupos com interesses, regiões, histórico de compras e preferências específicas. Isso, por sua vez, possibilita campanhas altamente direcionadas, automações precisas e um atendimento muito mais humano e eficaz.

É útil segmentar contatos com campos customizados?

Sim, segmentar listas por campos customizados faz toda a diferença para aumentar as taxas de abertura, resposta, conversão e satisfação de clientes. Grupos bem divididos recebem apenas ofertas e mensagens relevantes, reduzindo o risco de bloqueios e gerando maior engajamento para campanhas de WhatsApp.

Como editar ou excluir campos customizados?

No painel da plotado, por exemplo, acesse as configurações de contatos, localize o campo desejado e selecione as opções de edição ou exclusão. Recomendo cautela ao remover campos: exporte os dados antes, pois ao excluir, toda informação daquele campo pode ser perdida permanentemente.